Es uno de los problemas más desconcertantes de Power Automate porque el flujo no da error. Se ejecuta "correctamente", pero el informe sale incompleto, faltan correos por enviar o la sincronización deja registros afuera. Mientras la planilla o la lista era chica, todo cuadraba. El día que creció, el flujo empezó a ignorar en silencio lo que sobraba.
Cómo confirmarlo: abre una ejecución en el historial y mira la salida de la acción que lee los datos. Si trae exactamente 256 filas (Excel) o 100 elementos (SharePoint), este es tu problema.
Por qué pasa: los límites por defecto
Las acciones que leen datos no traen todo de una vez. Traen una primera "página" de resultados y se detienen ahí, a menos que les indiques lo contrario:
- Excel Online, "Enumerar las filas presentes en una tabla": 256 filas.
- SharePoint, "Obtener elementos": 100 elementos.
- Dataverse, "Enumerar filas": 5.000 filas.
No es un error ni una falla de tu cuenta: es el comportamiento normal, pensado para que los flujos no carguen más datos de los que necesitan.
Solución 1: activa la paginación
La paginación le dice a la acción que siga pidiendo páginas hasta llegar a la cantidad que le indiques.
- Edita el flujo y, en la acción que lee los datos, abre Configuración (en el diseñador clásico, los tres puntos ··· de la acción; en el nuevo, la pestaña Configuración del panel).
- Activa Paginación.
- En Umbral, escribe la cantidad máxima de filas que quieres traer, por ejemplo
5000. Pon un número holgado respecto de lo que tienes hoy, para que el flujo no vuelva a quedarse corto cuando los datos crezcan. - Guarda y prueba. La salida debería traer ahora todas las filas.
El umbral máximo que acepta depende de la licencia de la cuenta dueña del flujo. Para la mayoría de las pymes alcanza de sobra, pero si tus tablas llegan a decenas de miles de filas, conviene revisar la solución 2 antes que subir el número.
Solución 2: filtra en el origen
Muchas veces el flujo no necesita todas las filas, sino solo las pendientes, las de este mes o las de un cliente. Traer todo y filtrar después con una condición dentro del flujo es lento y gasta acciones. Es mejor pedir solo lo necesario desde el principio, con la Consulta de filtro de la acción (en las opciones avanzadas):
- SharePoint:
Estado eq 'Pendiente'trae solo los elementos con ese estado. Ojo: va el nombre interno de la columna, que puede ser distinto del que ves en la lista. Lo encuentras al final de la URL cuando abres la configuración de la columna. - Excel: también acepta una consulta de filtro, pero más limitada: una sola condición, como
Estado eq 'Pendiente'.
Combinar las dos soluciones es lo ideal: filtras para traer solo lo relevante y activas la paginación por si eso relevante supera la primera página.
Si usas SharePoint: Recuento superior y el umbral de 5.000
En "Obtener elementos" hay una opción más simple que la paginación: Recuento superior (Top Count). Si escribes 5000, la acción trae hasta 5.000 elementos en una sola llamada. Para listas que no van a pasar de ese tamaño, basta con eso.
Cuando la lista supera los 5.000 elementos aparece otro límite, el umbral de vista de lista de SharePoint. Un filtro sobre una columna sin indexar puede empezar a fallar con un error que menciona ese umbral. La solución es indexar la columna por la que filtras: en la lista, entra a Configuración de la lista → Columnas indizadas y crea un índice sobre ella.
Cuando son miles de filas: cuida el rendimiento
Traer todas las filas resuelve el problema, pero puede crear otro: un "Aplicar a cada uno" que recorre 5.000 filas una por una puede tardar horas y chocar con los límites de uso de Power Automate (lo explico en la guía sobre flujos que dejan de funcionar). Algunas formas de evitarlo:
- Filtra antes del bucle: si solo hay que procesar 30 filas de 5.000, que la consulta traiga esas 30.
- Usa "Filtrar matriz" y "Seleccionar": filtran y transforman la lista completa en un solo paso, sin recorrerla fila por fila.
- Saca del bucle lo que no cambia: si en cada vuelta lees el mismo dato o armas el mismo texto, hazlo una vez antes del bucle.
- Revisa si Excel sigue siendo el lugar correcto: si la planilla ya tiene miles de filas y la usan varias personas a la vez, una lista de SharePoint o una base de datos va a funcionar mejor y con menos sorpresas.