Tu empresa ya paga Power Apps y no lo usa

En las áreas de informática en las que he trabajado se repite la misma escena: la empresa paga Microsoft 365 para todos, usa Outlook, Teams y Excel, y en el portal de administración aparecen Power Apps y Power Automate asignados a cada usuario. Nadie los abre. Mientras tanto, las solicitudes siguen llegando por correo, los inventarios viven en planillas que se envían de un lado a otro y cada pequeña necesidad de una "aplicación" termina en la lista de espera de desarrollo o en una cotización externa.

No es falta de interés. Es falta de información: muchos equipos no saben qué incluye su licencia, ni qué se puede hacer con ella sin gastar más.

Por qué las licencias quedan sin usar

Las causas suelen ser las mismas, y casi ninguna es técnica:

• Llegaron "incluidas": nadie las compró a propósito, así que nadie quedó a cargo de sacarles provecho. Vienen dentro del plan de Microsoft 365, junto a herramientas que sí se usan a diario.
• Se cree que hay que pagar aparte: como existen licencias premium de Power Apps, se asume que todo lo que tenga ese nombre cuesta extra. Para muchos casos de uso internos, no es así.
• "Eso es para usuarios, no para TI" (o al revés): los desarrolladores lo miran como una herramienta menor, y los usuarios de negocio lo ven como algo técnico que no les corresponde. Queda en tierra de nadie.
• Miedo al descontrol: informática teme que cada área cree apps sin orden, que nadie sepa quién mantiene qué y que los datos terminen dispersos. La reacción natural es no promoverlo.
• Nadie tiene tiempo para el primer caso: el equipo está ocupado apagando incendios, y aprender una herramienta nueva siempre queda para después.

El resultado es una herramienta pagada mes a mes que no entrega nada, mientras los procesos manuales siguen consumiendo horas.

Qué incluye realmente tu Microsoft 365

La mayoría de los planes empresariales de Microsoft 365 (Business Basic, Business Standard, Business Premium y los planes E3 y E5, entre otros) incluyen derechos de uso de Power Apps y Power Automate dentro del contexto de Microsoft 365. En la práctica significa:

• Apps de lienzo (canvas): aplicaciones con pantallas, formularios y galerías que funcionan en el navegador, en Teams y en el celular.
• Flujos de Power Automate: aprobaciones, notificaciones, recordatorios y traspaso de datos entre herramientas.
• Conectores estándar: SharePoint, Excel Online, OneDrive, Outlook, Teams, Forms, Planner, Aprobaciones y muchos otros.
• Dataverse for Teams: una base de datos liviana para apps que viven dentro de un equipo de Teams.

Lo que no incluye son los conectores premium (por ejemplo SQL Server, el conector HTTP para llamar a otros sistemas o conectores personalizados), Dataverse completo y las apps basadas en modelos. Para eso se necesita una licencia adicional, como Power Apps Premium o Power Automate Premium, pero se puede comprar solo para las personas o apps que de verdad lo requieran.

La clave está en que SharePoint es un conector estándar. Una lista de SharePoint funciona perfectamente como base de datos para la gran mayoría de las apps internas de una pyme o de un área, y no cuesta nada adicional.

Cómo saber si ya lo tienes

Hay dos formas rápidas de comprobarlo:

1. Como usuario: entra a make.powerapps.com con tu cuenta laboral. Si puedes crear una app en blanco, ya tienes licencia. Lo mismo con make.powerautomate.com para los flujos.
2. Como administrador: en el Centro de administración de Microsoft 365, abre un usuario, ve a Licencias y aplicaciones y despliega las aplicaciones de su plan. Ahí deberían aparecer Power Apps y Power Automate para Office 365 (o para Microsoft 365) activados.

Si aparecen desactivados, alguien los apagó a propósito en algún momento. Conviene averiguar por qué antes de activarlos, porque esa decisión suele esconder una preocupación de gobernanza que vale la pena resolver bien (más abajo hablo de eso).

Qué se puede construir sin pagar nada extra

Algunos casos típicos que he visto resolverse solo con conectores estándar y SharePoint:

• Solicitudes internas con aprobación: vacaciones, compras menores, permisos o acceso a sistemas. Un formulario, un flujo de aprobación y un historial consultable, en lugar de cadenas de correos.
• Inventario y préstamo de equipos: notebooks, celulares, proyectores. Quién tiene qué, desde cuándo y cuándo debe devolverlo, con recordatorio automático.
• Mesa de ayuda simple: para un área que hoy recibe pedidos por correo y WhatsApp y no tiene forma de medir cuántos llegan ni cuánto tarda en resolverlos.
• Checklists e inspecciones en terreno: desde el celular, con fotos, fecha y ubicación, sin papel ni planillas que se transcriben después.
• Registro de visitas o de turnos: reemplazo directo del cuaderno o la planilla compartida.

El patrón se repite: si hoy hay una planilla de Excel que varias personas editan o que se envía por correo, probablemente hay una app esperando ahí.

El rol de informática: ordenar, no bloquear

El miedo al descontrol es legítimo, pero apagar la herramienta no lo elimina: las necesidades siguen existiendo y se resuelven igual, con planillas sueltas, formularios externos o servicios que nadie de TI conoce. La alternativa es que informática ponga las reglas del juego:

• Políticas de datos (DLP): en el Centro de administración de Power Platform se define qué conectores se pueden combinar. Por ejemplo, impedir que un flujo copie datos de SharePoint a un servicio externo no aprobado.
• Entornos separados: el entorno predeterminado, donde cualquiera puede crear, sirve para pruebas personales. Las apps que usa toda un área deberían vivir en un entorno propio, con dueños y permisos definidos.
• Dueños que no sean una sola persona: una app o flujo crítico debe tener copropietarios y, en lo posible, conexiones de una cuenta de servicio. Es una de las causas más comunes de fallas, como explico en la guía sobre flujos que dejan de funcionar.
• Inventario de lo que existe: el centro de administración permite ver qué apps y flujos hay, quién los creó y cuándo se usaron. Revisarlo de vez en cuando evita sorpresas.
• Un canal para pedir ayuda: si la gente sabe a quién preguntar, construye mejor y consulta antes de hacer algo riesgoso.

Con eso, informática pasa de ser el área que dice "no" al área que habilita: los usuarios resuelven sus problemas chicos y el equipo técnico se concentra en lo que de verdad lo necesita.

Cómo empezar con un primer proyecto

No hace falta un plan de transformación digital. Un buen primer paso es pequeño y visible:

1. Elige un proceso con dolor real: algo que hoy cueste horas a la semana o genere errores frecuentes, idealmente una planilla compartida o un flujo de correos.
2. Mantenlo acotado: una lista de SharePoint, una app de pocas pantallas y un flujo de notificación o aprobación. Si el primer proyecto requiere conectores premium, probablemente no es el mejor para partir.
3. Trabaja con quienes lo van a usar: muéstrales versiones tempranas. Una app que el equipo siente propia se adopta mucho más rápido.
4. Mide el antes y el después: horas ahorradas, solicitudes atendidas, errores evitados. Ese dato es el que convence a la gerencia de seguir invirtiendo.
5. Documenta y deja dueños claros: para que la app no dependa de la persona que la hizo.

Después del primer caso exitoso, los siguientes aparecen solos: otras áreas ven el resultado y empiezan a preguntar si se puede hacer algo parecido para ellas.